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Justificatifs notes de frais avec Blendy expert-comptable en ligne

Débarrassez-vous enfin de vos justificatifs de dépenses

La gestion des notes de frais et des justificatifs de dépenses est un sujet épineux. Jusqu’ici vous deviez conserver précieusement chaque justificatif pour les transmettre à votre Expert-Comptable en ligne pour saisie dans votre comptabilité.

Du coup vous accumuliez quelque part, dans une boite en carton ou au fond votre portefeuille, tout un tas de petits bouts de papiers, reçus de restaurant et facturettes de cartes bancaires… Et généralement vous reportiez au lendemain l’envoi de ces justificatifs encombrants à votre Expert-comptable, au risque d’en perdre une bonne partie au fil du temps.

Digitalisez vos justificatifs…

Aujourd’hui, avec Blendy by Cogesten, votre Expert-comptable en ligne, vous avez la possibilité de digitaliser ces justificatifs. Expensya ou Receipt Bank sont nos deux apps préférées pour cela. Toutes deux vous permettent une gestion simple et conviviale de vos justificatifs de dépense. Ainsi, dès que vous réglez une dépense, vous prenant simplement le justificatif en photo avec votre smartphone. L’apps va sauvegarder une copie pour vous.

Et si vous combinez en plus ces apps à QuickBooks, vos dépenses sont automatiquement saisies dans votre comptabilité. Vous gagnez donc en temps et en efficacité.

… et jetez les à la poubelle !

Depuis Mars 2017 déjà l’administration fiscale acceptait qu’en cas de digitalisation de vos factures clients et fournisseurs, vous n’aviez pas à conserver de copie papier. Mais l’URSSAF trainait encore des pieds pour les justificatifs des notes de frais. En effet, si vous n’étiez pas en mesure de présenter les originaux de vos justificatifs, l’Urssaf pouvait requalifier ces frais en avantages en nature. Et donc appliquer des charges patronales et salariales.

Il y a seulement quelques semaines la donne a pourtant changé. Suite à un arrêté publié fin Mai 2019, l’obligation de conserver ses justificatifs papiers a officiellement été supprimée. Donc depuis le 1er juillet 2019 vous pouvez jeter vos justificatifs si ceux-ci ont été correctement numérisés.

Attention, cela ne s’applique pas à vos notes de frais avant cette date. Et dans tous les cas l’administration doit pouvoir vérifier qui a pris la photo, à quel moment et si des modifications ultérieures ont été réalisées, etc. En résumé, la numérisation doit être certifiée par un tiers de confiance agréé et être conservé au moins pendant 6 ans.

 

Si vous avez encore des doutes, ou hésitez à digitalisez 100% de vos factures et notes de frais, réservez un e-Rdv de 30 minutes avec un conseiller Blendy. Il vous donnera toutes les informations et vous conseillera sur les logiciels et applications à mettre en place pour rendre votre process financier plus performant.

Alors réjouissez-vous ! Vous allez enfin pouvoir dire adieux à vos innombrables boîtes d’archives remplies de justificatifs.

 

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Automatisez et simplifiez la gestion de vos prises de rendez-vous

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Connectez votre outil de croissance commerciale à votre comptabilité pour automatiser vos process chronophages

Expert Comptable Quickbooks connecté à Payfit

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Automatisez votre paie et vos process RH et synchronisez les avec Quickbooks pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment.

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Banque en ligne pour les PME & TPE, connectée à QuickBooks pour gérer simplement et efficacement vos finances.

PrestaShop et QuickBooks pour booster votre e-commerce

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Boostez votre boutique en ligne

Vous travaillez déjà avec PrestaShop, solution e-commerce clé-en-main pour la gestion de votre boutique en ligne. Saviez-vous qu’en connectant PrestaShop et QuickBooks vous allez booster votre e-commerce tout en gagnant du temps au quotidien ?

C’est simple. Il suffit d’intégrer le module (add-ons) de QuickBooks à votre boutique en ligne PrestaShop. Ceci vous permet d’automatiser votre gestion commerciale en un tour de main. 

* FACTURATION :
Vous générez automatiquement vos bons de commande, factures, avoirs et remboursements sur QuickBooks pour chaque commande passée sur votre e-boutique.

* PRODUITS :
Vous mettez à jour en temps réels vos produits, stocks et prix ajoutés sur PrestaShop avec vos données QuickBooks et vice-versa.

* COMPTES CLIENT :
Vous créez automatiquement pour chaque nouveau client enregistré sur votre e-commerce un compte client sur QuickBooks.

* FRAIS ANNEXES :
Vous répercutez la TVA, les moyens de paiements et frais de livraison simultanément sur QuickBooks et PrestaShop.

Optimisez vos process

Ainsi, en connectant ces deux solutions intelligentes, vous vous assurez que vos données commerciales et comptables soient toujours à jour et synchronisées en temps réel.

De plus, en supprimant les saisies manuelles et en automatisant vos process de vente, vous éliminez également les risques d’erreur ou les informations saisies en doublon.

Au final, vous gagnez un temps précieux au quotidien et avez une visibilité en temps réel sur votre business.

 

Pas encore convaincu ?  Chez Blendy by Cogesten nos clients e-Commerce ont déjà mis en place ce booster commercial. Nous les avons systématiquement accompagné pour paramétrer leurs systèmes et documents. Et les résultats sont là !

Si vous voulez vérifier, appelez-nous, on vous dira tout ce qu’il vous faut savoir pour profiter vous aussi de ces avantages.

 

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Vos notes de frais faciles avec Expensya et QuickBooks

Tous les mois, c’est le même cauchemar pour faire vos notes de frais ! Vous devez retrouver et classer tous vos justificatifs, mettre à jour un fichier Excel en y ajoutant vos frais kilométriques, envoyer le tout à votre manager pour remboursement ou directement à votre expert-comptable pour saisie dans votre comptabilité. Bref, vous y perdez plusieurs heures tous les mois, qu’il aurait été plus utile de consacrer à vos clients et équipes.

Avec Expensya et QuickBooks vous allez enfin respirer et automatiser la gestion de vos notes de frais !

Collecte via mobile

Avec votre smartphone, prenez simplement vos notes de frais, justificatifs, billets d’avion ou de train en photo via l’application d’Expensya. Celle-ci va lire et extraire les informations nécessaires et les ajouter automatiquement à votre tableau de gestion. Idem pour vos frais kilométriques. Il suffit d’indiquer vos lieux de départ et d’arrivée, et le système calcule vos remboursements pour vous.

Traitement et archivage instantané

Plus besoin d’attendre la fin du mois. Vous pouvez transmettre vos dépenses professionnelles à tout moment via l’application. L’ensemble de vos reçus et documents est stocké et archivé de manière sécurisée. La solution idéale pour réduire le temps passé mensuellement à rassembler vos facturettes et limiter les risques de perte de justificatifs. 

Saisie comptable automatisée

Et ce qui rend cet outil vraiment intéressant, c’est sa connexion avec votre QuickBooks Online. Grâce à l’intégration d’Expensya et QuickBooks, vos frais professionnels sont après approbation, automatiquement saisies et intégrés dans votre comptabilité. Votre expert comptable en ligne n’a plus qu’à approuver les rapports de dépenses et activer les remboursements. Ensemble, vous allez pouvoir facilement passer en revue les dépenses de vos collaborateurs et affiner votre politique de dépenses.

 

Alors ? Envie de gagner du temps tous les mois et d’optimiser la gestion de vos notes de frais ? Chez Blendy by Cogesten, on vous accompagne pour paramétrer vos outils et apps avec QuickBooks. La garantie de titrer profit au maximum de vos solutions digitales et de rester concentré sur votre activité.

 

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Quickbooks et Stripe : l’automatisation de vos ventes

Stripe est un incontournable du paiement en ligne. Quickbooks l’acteur majeur de la comptabilité en ligne pour les PME. Voici pouquoi la combinaison des deux va faciliter en profondeur la gestion de vos ventes.

Un encaissement fluide

Grâce à l’application Stripe, vos clients peuvent payer par carte bancaire directement sur votre site internet. Ils ne sont pas redirigée vers une page externe. Ils ne quittent à aucun moment votre site et le formulaire de paiement est entièrement personnalisable.

Et en plus vos factures sont générées automatiquement lors du prélèvement de la carte bancaire de votre client.

Une facturation sans intervention

Vous n’avez plus à transférer manuellement et au compte-gouttes des fichiers Excel ou des factures pdf à votre Expert-Comptable en ligne.

Quickbooks va directement récupérer les factures émises dans Stripe, reporter les champs de la facture dans son module des ventes et transmettre l’information à la comptabilité. Votre Expert-Comptable en ligne n’a plus qu’à vérifier en ligne les éléments reçus, établir la TVA collectée et vous signaler les éventuels points de blocage.

Une gestion des avoirs simplifiée

Le fonctionnement pour établir des avoirs est identique. Lorsque vous émettez un avoir dans Stripe, celui-ci est transféré automatiquement à Quickbooks. Et cela, sans que vous ayez à intervenir.

 

En résumé, depuis la saisie des informations de paiement par votre client jusqu’à votre déclaration de TVA, vous n’avez pas à intervenir. Tout est géré de manière automatique, en temps réel et en toute sécurité

Un temps précieux gagné sur l’administratif pour vous permettre de vous concentrer sur la qualité de votre service-client, vos actions marketing et tous les autres sujets qui requièrent votre attention. Vous pouvez aussi tout simplement en profiter pour prendre un peu de bon temps et souffler entre deux gros dossiers.

 

BbyC, expert-comptable en ligne, accompagne ses clients dans l’automatisation et la digitalisation de leurs process pour supprimer 100% de leurs tâches administratives.

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