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Blendy Cogesten Expert Comptable Digital

Calendly : optimisez votre agenda et votre temps

Fini les va-et-vient

Quand on est une petite équipe, il n’y a pas forcément quelqu’un dédié à la gestion de vos rendez-vous. Or, gérer un agenda, trouver la bonne date, confirmer la présence des invités peut rapidement devenir chronophage. Chez Blendy on a opté pour Calendly qu’on a bien sûr combiné avec Quickbooks. Un outil simple, facile à utiliser et tellement pratique pour gérer vos e-RdVs !

Intégré directement à notre site web, cette application nous permet de gérer en un tour de main la prise de rendez-vous avec nos clients, prospects, partenaires…

Parce que votre temps (et le notre) est précieux, cette application est une solution idéale pour optimiser et automatiser la planification de votre agenda. Plus besoin d’envoyer moult emails pour trouver un moment qui match vos disponibilités et celles de votre interlocuteur.

Définir ses disponibilités

En quelques clics vous programmez le type de rendez-vous, et les jours et créneaux horaires auxquels vous êtes disponible. Vous avez calé une journée de réunion chez un client ? Calendly ne prendra pas de rendez-vous ce jour-là.

Le tout est synchronisé automatiquement et en temps réel avec votre calendrier Google, Outlook, Office 365 ou iCloud. Calendly est également compatible avec GotToMeeting, Salesforce, Quickbooks et vos applications Zapier. Ainsi, vos prospects prennent rendez-vous avec vous et via Zapier ceux-ci se transforment automatiquement en leads voire en clients dans Quickbooks. Vous gagnez donc clairement du temps en évitant de mettre à jour plusieurs outils différents, au risque d’oublier un rendez-vous par-ci par-là…

Personnalisez selon vos besoins

Vous pouvez tout d’abord personnaliser le formulaire de prise de rendez-vous. Ainsi vous pouvez, par exemple, demander à un prospect de confirmer son numéro de téléphone ou poser une question pour préparer votre entrevue. Le tout directement intégré au formulaire. Vous saurez ainsi exactement ce qu’il aimerait aborder avant le début de la réunion.  Leurs réponses figureront directement dans votre calendrier et sont disponibles au moment où vous en avez besoin. Et vous arrivez ainsi toujours préparé à vos rendez-vous. 

Vous pouvez également modifier les notifications que Calendly envoie automatiquement : les confirmations, rappels et relances. Et en cas d’annulation ou de modification de la date ou de l’heure du rendez-vous, vous et votre interlocuteur êtes immédiatement informés.

Plus besoin de courir après les paiements

Le petit plus ? Vous pouvez même percevoir le paiement ou acompte d’un client avant de le rencontrer. Simplement en combinant Calendly avec Stripe ou encore PayPal. Cette fonctionnalité d’automatisation des paiements vous permettra de vous consacrer entièrement aux demandes de votre client et non pas à la gestion de votre trésorerie. 

 

Alors, oui ! Chez Blendy la solution Calendly nous a permis de concentrer notre énergie sur les tâches à valeur ajoutée. Et nous avons gagné au quotidien beaucoup de temps pour nous consacrer pleinement à nos clients et prospects. 

Testez maintenant la solution via notre site et réservez un e-RdV ! Vous allez être surpris par la facilité d’utilisation et le confort de Calendly.

 

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Une gestion de vos leads simplifiée avec Zapier et Quickbooks

Les défis de la start-up

Partir petit et rester petit n’est pas la même chose en affaires. Chaque entreprise commence petit, avec au départ une personne et une idée, et grandit à partir de là. Cette croissance est synonyme de plus de clients et plus de personnes pour s’en occuper. Mais parfois, une entreprise préfère grandir plus doucement. Mais cela implique que l’équipe en place va aussi devoir gérer une charge de travail plus importante.

Du coup, les tâches quotidiennes de votre équipe vont se multiplier drastiquement. Qu’il s’agisse de répondre à des emails, de vérifier Slack ou encore de créer et de gérer des contacts, des comptes clients, des paiements, etc. Et si vous êtes absent ne serait-ce qu’une journée, à votre retour, votre liste de tâches à faire devient quasi insurmontable.

Ainsi, les tâches répétitives associées à la gestion d’une base de clients grandissante risquent rapidement de vous submerger. Entre créer des leads dans votre CRM, suivre et saisir les paiements sur plusieurs plates-formes différentes… Vous serez non seulement débordé, mais vous allez aussi vous sentir frustré de ne pas pouvoir tout accomplir en une journée.

Automatisez vos workflows avec Zapier et Quickbooks

Or, vous devez pouvoir vous concentrer en priorité sur les ventes plutôt que sur la gestion de la saisie des données. Après tout, personne ne démarre une entreprise dans l’espoir de pouvoir traiter et copier quotidiennement les données d’un système à un autre.

En connectant Zapier et QuickBooks, vous allez considérablement réduire votre liste des tâches à faire. Zapier vous permet par exemple de créer instantanément un nouveau compte dans QuickBooks pour chaque nouveau lead enregistré. Zapier va aussi pouvoir trouver un client existant et y associer automatiquement une action ou un paiement.

Avant Zapier, créer et gérer des leads impliquait de copier-coller des informations d’un formulaire ou d’une demande de rendez-vous dans un autre système. Et il fallait répéter l’opération pour chaque nouveau lead.

Désormais, Zapier et Quickbooks gèrent directement la gestion des leads et la mise à jour de vos compte clients.

Comme quoi, il ne faut donc pas grand-chose pour pouvoir optimiser votre charge de travail au quotidien. Et ce n’est parce que vous êtes une petite équipe qu’il ne faut pas en profiter ! Alors qu’attendez-vous pour vous y mettre ?

 

Envie d’en apprendre plus ? Prenez un e-RdV avec Noham Layani, co-fondateur de Blendy.


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Slack Applications partenaires Blendy expert comptable digital certifié Quickbooks et Receipt Bank

Slack et Quickbooks la combinaison pour une révolution comptable ?

Moderniser et digitaliser la relation entre le chef d’entreprise et son expert-comptable est notre objectif principal. Cela signifie avant tout faire évoluer leur manière de communiquer. L’enjeu est d’améliorer les échanges tout en accélérant les délais de réponse et en supprimant les risques qu’un message reste sans réponse. Et ceci est possible grâce à Slack.

Chez Blendy, grâce à l’interconnexion des plateformes Slack et Quickbooks, la communication Expert-Comptable/Client est aujourd’hui parfaitement fluide. En outre, elle est maîtrisée et plus efficace.

Connecté(e) à votre compte Slack, nos demandes arrivent directement dans votre chaîne “Compta”. Vos réponses sont instantanément lues par nos équipes dans Slack. Plus besoin de perdre du temps à rechercher nos emails, puisque nos échanges sont consignés dans le flux de la discussion.

De plus, grâce à l’application Slack, vous pouvez aussi suivre et consulter nos demandes directement sur votre smartphone. Vous avez toute liberté pour y répondre immédiatement ou quand vous serez de nouveau devant votre ordinateur.

Avantage supplémentaire chez Blendy, comme avec Quickbooks Online, notre outil de production comptable, nous pouvons vous transmettre une liste de pièces manquantes directement à partir du logiciel et suivre l’avancée de l’obtention des éléments en temps réel. De quoi gagner encore en efficacité !

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Entrepreneurs : Comment choisir les bonnes applications pour automatiser votre quotidien ?

“Un très bon amis m’a dit avoir doublé ses ventes lorsqu’il a mis en place Hubspot ” . Vous avez également entendu cela ?

 

Il y a aujourd’hui plus de 1 000 applications qui digitalisent vos processus d’entreprise. Pour autant, lorsque que l’on se penche sur le sujet, il est difficile (i) d’identifier la plus optimale pour votre entreprise (Salesforce vs Hubspot, Gmail vs Outlook), (ii) le coût à prévoir pour sa mise en place – paramétrage et (iii) celle qui complètera votre environnement de travail déjà existant.

Chez Blendy by Cogesten, nous testons en permanence des applis qui facilitent la comptabilité grâce à notre partenariat privilégié avec Quickbooks et Receipt bank. Selon nous, les 3 éléments essentiels pour choisir une bonne app sont : l’automatisation, Zapier/Piesync et l’expérience utilisateur

  1. Automatisation

Il y a des tâches récurrentes et indispensables mais malheureusement chronophages. Il est primordiale de cibler des applications qui permettent de les automatiser et de gagner du temps. Vous pourrez allouer le temps gagné sur une autre tâche et ainsi gagner en compétitivité. Si vous utilisez Stripe par exemple, il serait intéressant d’envisager un passage sur l’outil comptable online Quickbooks : tous vos paiements et factures seront automatiquement comptabilisées sans action manuelle !

  1. Zapier / Piesync

A titre d’Experts Comptables, il nous paraît délicat d’utiliser une application non connectée à Zapier / Piesync. Cela signifierait que votre app fonctionne comme un silo isolé du reste de vos processus de communication ; obligeant des “traitements” manuels qui ralentissent le flux de l’information dans votre entité… avec un impact déplorable sur votre productivité.

  1. Expérience utilisateur (UX)

Le principal indice de votre UX avec l’app se fera lorsque vous testerez l’app (grâce aux 15 jours gratuits). Si vous n’avez que très peu de questions en suspens sur son fonctionnement, vos employés la prendront en main facilement. On pourra alors dire que son UX est bon.

Vous avez des questions sur les apps ou, sur la digitalisation de votre fonction comptable ?

N’hésitez pas à nous contacter.

 

Blendy by Cogesten,  le cabinet d’expertise comptable qui a pour objectif de supprimer à termes 100% de vos tâches sans valeur ajoutées.

 

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Gocardless : la solution de paiement qui améliore votre trésorerie !

Outre sa numérisation, notre économie subit actuellement un changement majeur : la transition vers l’économie dite de l’abonnement.

L’abonnement est le fait de facturer / prélever ses clients sur une base périodique.

Dans les années 2000, vous achetiez votre licence Office une fois à un prix élevé (à chaque nouvelle version). Depuis 3 ans, vous payez 10€HT/mois et n’achetez plus de licence (vous bénéficiez toujours de la dernière version). Cela procure une stabilité dans le pilotage du CA de votre entreprise et augmente sa valorisation.

Gocardless permet précisément cette transition : il vous offre un outil en ligne pour gérer vos prélèvements périodiques (ou unique) en toute simplicité.

Votre client entre ses informations bancaires sur votre site ; Gocardless s’occupe de récupérer les fonds et de les déposer sur votre compte bancaire. Vous gérez tout vous même et n’avez plus à passer par votre banquier…un gain de temps important.

Gocardless assure des niveaux de sécurité équivalent à ceux procurés par les grandes institutions bancaires françaises.

Les 3 fonctionnalités à retenir à propos de Gocardless sont :

  • Prélèvements partout en Europe (SEPA, Bacs & Autogiro) ;
  • Notification en temps réel des échecs de transaction  (rejets, etc.) ;
  • Planification des flux de paiements : déterminez et automatisez les remboursements, les abonnements, etc.

Le recouvrement (perception de vos comptes clients) est le centre névralgique d’une PME car il a un impact direct sur la trésorerie. Gocardless sera votre avantage concurrentiel.

Chez Blendy by Cogesten, Experts comptables en ligne, nous vous accompagnons dans la mise en place de Gocardless et la structuration de votre process vente.

By Noham

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