Étiquette : automatisation

Blendy Cogesten Expert Comptable Digital

Calendly : optimisez votre agenda et votre temps

Fini les va-et-vient

Quand on est une petite équipe, il n’y a pas forcément quelqu’un dédié à la gestion de vos rendez-vous. Or, gérer un agenda, trouver la bonne date, confirmer la présence des invités peut rapidement devenir chronophage. Chez Blendy on a opté pour Calendly qu’on a bien sûr combiné avec Quickbooks. Un outil simple, facile à utiliser et tellement pratique pour gérer vos e-RdVs !

Intégré directement à notre site web, cette application nous permet de gérer en un tour de main la prise de rendez-vous avec nos clients, prospects, partenaires…

Parce que votre temps (et le notre) est précieux, cette application est une solution idéale pour optimiser et automatiser la planification de votre agenda. Plus besoin d’envoyer moult emails pour trouver un moment qui match vos disponibilités et celles de votre interlocuteur.

Définir ses disponibilités

En quelques clics vous programmez le type de rendez-vous, et les jours et créneaux horaires auxquels vous êtes disponible. Vous avez calé une journée de réunion chez un client ? Calendly ne prendra pas de rendez-vous ce jour-là.

Le tout est synchronisé automatiquement et en temps réel avec votre calendrier Google, Outlook, Office 365 ou iCloud. Calendly est également compatible avec GotToMeeting, Salesforce, Quickbooks et vos applications Zapier. Ainsi, vos prospects prennent rendez-vous avec vous et via Zapier ceux-ci se transforment automatiquement en leads voire en clients dans Quickbooks. Vous gagnez donc clairement du temps en évitant de mettre à jour plusieurs outils différents, au risque d’oublier un rendez-vous par-ci par-là…

Personnalisez selon vos besoins

Vous pouvez tout d’abord personnaliser le formulaire de prise de rendez-vous. Ainsi vous pouvez, par exemple, demander à un prospect de confirmer son numéro de téléphone ou poser une question pour préparer votre entrevue. Le tout directement intégré au formulaire. Vous saurez ainsi exactement ce qu’il aimerait aborder avant le début de la réunion.  Leurs réponses figureront directement dans votre calendrier et sont disponibles au moment où vous en avez besoin. Et vous arrivez ainsi toujours préparé à vos rendez-vous. 

Vous pouvez également modifier les notifications que Calendly envoie automatiquement : les confirmations, rappels et relances. Et en cas d’annulation ou de modification de la date ou de l’heure du rendez-vous, vous et votre interlocuteur êtes immédiatement informés.

Plus besoin de courir après les paiements

Le petit plus ? Vous pouvez même percevoir le paiement ou acompte d’un client avant de le rencontrer. Simplement en combinant Calendly avec Stripe ou encore PayPal. Cette fonctionnalité d’automatisation des paiements vous permettra de vous consacrer entièrement aux demandes de votre client et non pas à la gestion de votre trésorerie. 

 

Alors, oui ! Chez Blendy la solution Calendly nous a permis de concentrer notre énergie sur les tâches à valeur ajoutée. Et nous avons gagné au quotidien beaucoup de temps pour nous consacrer pleinement à nos clients et prospects. 

Testez maintenant la solution via notre site et réservez un e-RdV ! Vous allez être surpris par la facilité d’utilisation et le confort de Calendly.

 

Blendy by Cogesten, #ExpertsComptables3.0 vous aide à supprimer 100% de vos tâches sans valeur ajoutée !

by Noham

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Une gestion de vos leads simplifiée avec Zapier et Quickbooks

Les défis de la start-up

Partir petit et rester petit n’est pas la même chose en affaires. Chaque entreprise commence petit, avec au départ une personne et une idée, et grandit à partir de là. Cette croissance est synonyme de plus de clients et plus de personnes pour s’en occuper. Mais parfois, une entreprise préfère grandir plus doucement. Mais cela implique que l’équipe en place va aussi devoir gérer une charge de travail plus importante.

Du coup, les tâches quotidiennes de votre équipe vont se multiplier drastiquement. Qu’il s’agisse de répondre à des emails, de vérifier Slack ou encore de créer et de gérer des contacts, des comptes clients, des paiements, etc. Et si vous êtes absent ne serait-ce qu’une journée, à votre retour, votre liste de tâches à faire devient quasi insurmontable.

Ainsi, les tâches répétitives associées à la gestion d’une base de clients grandissante risquent rapidement de vous submerger. Entre créer des leads dans votre CRM, suivre et saisir les paiements sur plusieurs plates-formes différentes… Vous serez non seulement débordé, mais vous allez aussi vous sentir frustré de ne pas pouvoir tout accomplir en une journée.

Automatisez vos workflows avec Zapier et Quickbooks

Or, vous devez pouvoir vous concentrer en priorité sur les ventes plutôt que sur la gestion de la saisie des données. Après tout, personne ne démarre une entreprise dans l’espoir de pouvoir traiter et copier quotidiennement les données d’un système à un autre.

En connectant Zapier et QuickBooks, vous allez considérablement réduire votre liste des tâches à faire. Zapier vous permet par exemple de créer instantanément un nouveau compte dans QuickBooks pour chaque nouveau lead enregistré. Zapier va aussi pouvoir trouver un client existant et y associer automatiquement une action ou un paiement.

Avant Zapier, créer et gérer des leads impliquait de copier-coller des informations d’un formulaire ou d’une demande de rendez-vous dans un autre système. Et il fallait répéter l’opération pour chaque nouveau lead.

Désormais, Zapier et Quickbooks gèrent directement la gestion des leads et la mise à jour de vos compte clients.

Comme quoi, il ne faut donc pas grand-chose pour pouvoir optimiser votre charge de travail au quotidien. Et ce n’est parce que vous êtes une petite équipe qu’il ne faut pas en profiter ! Alors qu’attendez-vous pour vous y mettre ?

 

Envie d’en apprendre plus ? Prenez un e-RdV avec Noham Layani, co-fondateur de Blendy.


Blendy by Cogesten, #ExpertsComptables 3.0, a pour volonté d’agir comme un élément moteur de votre croissance.

by Noham

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Facilitez la gestion de votre entreprise grâce aux rapports Quickbooks !

Il est difficile pour un chef d’entreprise de gérer son activité sans informations comptables et financières à jour. Autrefois, il fallait à chaque fois demander à votre expert-comptable les documents mensuels souhaités. Grâce à Quickbooks et au short closing de BbyC, vous pourrez accéder à toutes vos données financières en temps réel (et elles seront à jour!). 

Pour optimiser votre gestion, Quickbooks met à votre disposition divers documents (rapports) vous permettant de suivre l’évolution de votre société. Par exemple, un compte de résultat, le volume d’affaires par clients, les factures fournisseurs non payées, etc.

La démarche pour les consulter est ultra simple :

  • Générez le rapport souhaité une première fois :
    • Compte de résultat
    • Factures clients ou fournisseurs en retard (balance âgée disponible)
    • Etc.
  • Personnalisez votre rapport : dates, colonnes, filtres, et autres options
  • Enregistrez votre rapport personnalisé et donnez lui un nom
  • Retrouvez votre rapport dans la liste “Mes rapports personnalisés” et cliquez sur “Modifier”

Vous pouvez maintenant programmer un envoi automatique de ce rapport par email : fréquence, date de début et de fin du programme d’envoi automatique, adresse(s) email, et possibilité de joindre le rapport sous format Excel

Le short closing offert par BbyC, les outils comme Receipt-Bank et Quickbooks sont un réel avantage compétitif pour les dirigeants d’entreprises.

By Jean-Christophe

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experts comptables Quickbooks internationaux
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Experts comptables internationaux certifiés Quickbooks et Receipt bank
Experts comptables internationaux certifiés Receipt bank.
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Avec Expensya supprimez les tâches que vous n’avez plus envie de faire !

De vos employés à votre comptable en ligne, l’établissement de la note de frais est une tâche qui peut mobiliser beaucoup d’énergie et de monde. Et bien souvent trop souvent (voir tout le temps) cela ne présente aucune valeur ajoutée !  Entre le classement des justificatifs, l’élaboration du rapport en format Excel, la transmission des notes de frais au comptable en ligne, la saisie de la note de frais, les pertes de justificatifs, cette obligation légale, banale, est un coût caché important pour les entreprises.

La mise en place de nouvelles solutions comme Expensya sont faites pour soulager vos équipes ! En effet elle va vous permettre de :

  • Gérer vos notes de frais automatiquement ;
  • Reconnaître de manière intelligente vos factures et de les archiver ;
  • Gérer vos notes de frais en toute simplicité depuis l’appli Expensya (Web, Smartphone, etc.) ;
  • Vous donner des statistiques pour permettre une meilleur gestion de votre société ;
  • D’envoyer automatiquement les données à votre Expert-comptable en ligne !

Plus de classement, plus de perte de ticket, plus d’erreurs de saisie et vous pourrez concentrer votre énergie sur vos tâches à forte valeur ajoutées !

BbyC, #ExpertsComptables 3.0, a pour objectif de supprimer 100% des tâches administratives de ses clients en les accompagnant dans l’automatisation et la digitalisation de leurs process.

 

By Doriane

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Marre de vous connecter sur le site de chacun de vos fournisseurs pour récupérer vos factures ?

De plus en plus de fournisseurs vous proposent des factures en format dématérialisé. Cela implique souvent que vous devez vous connecter sur votre espace pour récupérer vos documents. Une perte de temps importante pour la réalisation de votre comptabilité en ligne tous les mois. En effet, vous devez vous connecter sur chaque site pour télécharger chacune de vos factures…

Entre Uber, Sfr, Free, Amazon, La poste, Edf, 1&1, Heroku, Google ou encore Dropbox, etc. cela représente une perte de temps considérable.

Un travail d’autant plus difficile pour ceux qui ne mémorisent pas leurs mots de passe !

Digiposte est une application proposée par La Poste. Cette plateforme vous permet de centraliser et récupérer automatiquement vos factures. En effet, Digiposte se connecte seul à votre compte fourrnisseur et importe la facture surr son interface. Ce process est répété pour chacun des founisseurs.

D’autres solutions sont proposées par cette application comme la récupération des relevés bancaires, les bordereaux de cotisation sociale ou le stockage des Bulletins de Paye.

Et voilà, toutes vos factures sont centralisées au même endroit !

Chez Blendy by Cogesten, Experts comptables en ligne, nous vous vous accompagnons dans la mise en place de l’application.

BbyC, #ExpertsComptables 3.0, vous proposer des solutions pour optimiser la gestion de votre activité.

By Doriane

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experts comptables Quickbooks internationaux
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Experts comptables internationaux certifiés Quickbooks et Receipt bank
Experts comptables internationaux certifiés Receipt bank.

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Gocardless : plus de trésorerie pour une meilleure stratégie

Beaucoup de dirigeants se demandent pourquoi utiliser une application de paiement en lieu et place de leurs services bancaires.

La réponse est simple : cela simplifie et améliore la gestion de leurs trésoreries en accélérant la collecte des fonds. Avec des sommes qui entrent plus vite sur leurs comptes, les dirigeants modifient considérablement leurs stratégie stratégie d’entreprise. En effet, ils peuvent allouer plus rapidement leurs ressources aux endroits névralgiques (ie: publicités, référencement, RH, etc.)

Gocardless vous permet de modifier considérablement votre processus de recouvrement.

 

1/ L’interface

Tout est effectué au même endroit : inscription des mandats SEPA, attribution des références de mandats, création d’abonnements, de paiements ponctuels, rapports des paiements réussis, échoués et annulations de mandat.

Plus besoin d’attendre l’état bancaire papier mensuel, d’échanger 3 mails avec votre banquier pour supprimer/modifier/créer un prélèvement. Moins d’intervention humaine signifie également moins d’erreur et de délais dans vos prélèvements.

 

2/ Intégrations informatiques

En tant que PME vous utilisez probablement un logiciel informatique (maison, comptable ou ERP) à l’image de Quickbooks Online.

Gocardless s’intègre avec votre logiciels maison ou les principaux du marché.

Ainsi vous pouvez automatiquement mettre en place un mandat dès l’activation de nouveaux clients, collecter des paiements après la création d’un client et avoir un rapprochement (factures/paiements) automatisés.

Vous n’avez donc plus à chercher des heures durant les factures de ventes réclamées par votre Expert comptable en ligne en fin d’année ou à lui demander de balances clients. Plus besoin également de faire entrer manuellement les mêmes informations sur 3 systèmes différents.

3/ La Marque blanche

Gocardless est transparent : votre client ne voit que votre « branding » lorsqu’il entre ses informations de paiement.

A titre d’Experts comptables en ligne, Blendy by Cogesten recommande et accompagne ses clients sur la solution Gocardless. Cela leurs permet d’accélérer la collecte des fonds  par une gestion en temps réel via la plateforme, la collecte simultanée à la commande, l’identification instantanée des impayés et la réduction des échanges avec les banques ou l’Expert comptable.

Il ne nous reste plus qu’à vous conseiller sur la gestion de votre trésorerie !

By Noham

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Experts comptables internationaux certifiés Quickbooks et Receipt bank
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La gestion des relances clients repensée et simplifiée par Quickbooks

Comment identifiez-vous les clients qui se sont acquittés de votre facture de ceux qui ne l’ont pas fait ? Vous utilisez un fichier Excel dans lequel vous avez (tant bien que mal) rapproché les données bancaires des données fournies par votre Expert comptable ?

Grâce à Quickbooks, ne perdez plus de temps et déterminez (littéralement) en un clic les sommes qui vous sont dues.

Quickbooks vous permet de gérer votre facturation facilement :

  • Vous établissez vos factures simplement sur votre compte Quickbooks : lors de la création de la facture vous saisissez, entre autre, une adresse mail et une date d’échéance ;
  • Selon votre choix, lorsque la facture est validée, Quickbooks la transmet automatiquement par email à votre client ;
  • Votre expert-comptable en ligne rapproche les encaissements avec les factures chaque mois grâce à l’intégration automatique de votre banque.

Suite à cela, vous avez deux options :

  1. générer le rapport “Factures impayées” pour afficher les factures dont l’échéance est dépassée ;
  2. générer des relances automatiques par email : Il vous suffit de cliquer sur la zone rouge de la page d’accueil puis “sur créer une relance client” (simple ou multiple).

Concernant l’option 1, vous pourrez enregistrer le rapport et programmer son envoi automatique par email périodiquement (ex: tous les mois).

Enfin, les messages automatiques envoyés par Quickbooks (pour la transmission de la facture ou les relances) sont personnalisables ainsi que le type de pièces jointes (relevé de factures, solde restant à payer…)

Chez Blendy by Cogesten, nous avons 13 ans d’expérience sur Quickbooks et pouvons vous accompagner sur la prise en main de ce puissant outil.

By Jean-Christophe

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Gocardless : la solution de paiement qui améliore votre trésorerie !

Outre sa numérisation, notre économie subit actuellement un changement majeur : la transition vers l’économie dite de l’abonnement.

L’abonnement est le fait de facturer / prélever ses clients sur une base périodique.

Dans les années 2000, vous achetiez votre licence Office une fois à un prix élevé (à chaque nouvelle version). Depuis 3 ans, vous payez 10€HT/mois et n’achetez plus de licence (vous bénéficiez toujours de la dernière version). Cela procure une stabilité dans le pilotage du CA de votre entreprise et augmente sa valorisation.

Gocardless permet précisément cette transition : il vous offre un outil en ligne pour gérer vos prélèvements périodiques (ou unique) en toute simplicité.

Votre client entre ses informations bancaires sur votre site ; Gocardless s’occupe de récupérer les fonds et de les déposer sur votre compte bancaire. Vous gérez tout vous même et n’avez plus à passer par votre banquier…un gain de temps important.

Gocardless assure des niveaux de sécurité équivalent à ceux procurés par les grandes institutions bancaires françaises.

Les 3 fonctionnalités à retenir à propos de Gocardless sont :

  • Prélèvements partout en Europe (SEPA, Bacs & Autogiro) ;
  • Notification en temps réel des échecs de transaction  (rejets, etc.) ;
  • Planification des flux de paiements : déterminez et automatisez les remboursements, les abonnements, etc.

Le recouvrement (perception de vos comptes clients) est le centre névralgique d’une PME car il a un impact direct sur la trésorerie. Gocardless sera votre avantage concurrentiel.

Chez Blendy by Cogesten, Experts comptables en ligne, nous vous accompagnons dans la mise en place de Gocardless et la structuration de votre process vente.

By Noham

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Votre activité est digitale mais pas votre compta ?!?

Peut-on proposer un produit ou un service digital à ses clients et ne pas se digitaliser en interne? Certainement pas !

Apporter tous les mois ses factures à son comptable est consommateur de temps. Envoyer ses factures par la poste est coûteux et risqué. Scanner ses factures pour les envoyer par mail en renommant chaque document est une ressource bloquée  trois jours. Enfin, la réimpression des factures par le comptable est très mauvais pour la nature…

Des outils comme ReceiptBank ou Quickbooks vous permettent de transmettre vos documents à votre Expert comptable en ligne avec plus de souplesse et de facilité.

Vous scannez, prenez en photo ou transférez les factures directement à Receipt bank. Il n’y a plus de pertes et vos documents sont stockés et accessibles pendant 7 ans. Bien sûr avant de vous faire travailler, nous veillons à ce qu’un maximum de vos fournisseurs transmettent leurs factures directement à Receipt bank. Vos notes de frais se font (et se gèrent) en toute simplicité.

Grâce à Quickbooks, retrouvez une copie de chaque facture d’achats où de notes de frais dans tous vos rapports de gestion, observez en temps réel le travail effectué par votre Expert-comptable en ligne, consultez le solde de votre compte bancaire en temps réel et faîtes vos factures de ventes au même endroit.

Ces outils offrent bien d’autres avantages. Contactez-nous pour plus de détails.

BbyC, #ExpertsComptables 3.0, vous proposer des solutions pour optimiser la gestion de votre activité.

 

By Doriane

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Numérisez vos pièces grâce à l’application Receipt bank !

Nous le savons aujourd’hui, l’envoi papier n’est pas le moyen le plus efficace pour faire parvenir ses éléments à son Expert comptable en ligne. Les dossiers de partage (Dropbox, drive, etc.) et e-mails sont des alternatives, mais ils occasionnent souvent des pertes, des doublons ou la non prise en compte de certaines factures.

Ces problèmes vont disparaître. En effet, Receipt bank permet d’automatiser l’envoi de vos factures d’achats/NDF à votre Expert comptable en ligne en proposant des méthodes de transmission digitale via leur (i) plateforme ou (ii) leur application.

(i) la plateforme Receipt bank propose trois modes de transmission des pièces : le téléchargement – upload (une facture par pdf / plusieurs factures dans un même document), l’intégration avec votre dropbox, la réception par email de vos factures ;

(ii) l’appli Receipt Bank permet de prendre en photo et d’envoyer à votre Expert comptable en ligne vos justificatifs de dépenses à tout moment.

Vous avez une startup et recevez vos factures par email ? Vous devez les télécharger et les classer dans une drop ? Un simple forward de votre facture (ou un forward automatisé dans votre outlook/gmail) suffira pour qu’elle soit prise en compte par votre Expert comptable en ligne.

Créez différents utilisateurs pour leur attribué un espace dédié unique et régler le problème du suivi des notes de frais en un clic.

Vous retrouverez tous ces justificatifs dans vos archives conservées 7 ans sur votre espace Receipt bank.

De plus, chez Blendy by Cogesten, Receipt bank sera gratuit puisque son coût est intégré dans notre prestation comptable en ligne.

L’application est disponible sur Android et iOS (Apple). Bien sûr Receipt bank est intégré parfaitement avec Quickbooks la solution comptable d’intuit qui change en profondeur votre relation avec votre Expert comptable.

By Jean-Christophe

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