Étiquette : frais de restaurant

Justificatifs notes de frais avec Blendy expert-comptable en ligne

Débarrassez-vous enfin de vos justificatifs de dépenses

La gestion des notes de frais et des justificatifs de dépenses est un sujet épineux. Jusqu’ici vous deviez conserver précieusement chaque justificatif pour les transmettre à votre Expert-Comptable en ligne pour saisie dans votre comptabilité.

Du coup vous accumuliez quelque part, dans une boite en carton ou au fond votre portefeuille, tout un tas de petits bouts de papiers, reçus de restaurant et facturettes de cartes bancaires… Et généralement vous reportiez au lendemain l’envoi de ces justificatifs encombrants à votre Expert-comptable, au risque d’en perdre une bonne partie au fil du temps.

Digitalisez vos justificatifs…

Aujourd’hui, avec Blendy by Cogesten, votre Expert-comptable en ligne, vous avez la possibilité de digitaliser ces justificatifs. Expensya ou Receipt Bank sont nos deux apps préférées pour cela. Toutes deux vous permettent une gestion simple et conviviale de vos justificatifs de dépense. Ainsi, dès que vous réglez une dépense, vous prenant simplement le justificatif en photo avec votre smartphone. L’apps va sauvegarder une copie pour vous.

Et si vous combinez en plus ces apps à QuickBooks, vos dépenses sont automatiquement saisies dans votre comptabilité. Vous gagnez donc en temps et en efficacité.

… et jetez les à la poubelle !

Depuis Mars 2017 déjà l’administration fiscale acceptait qu’en cas de digitalisation de vos factures clients et fournisseurs, vous n’aviez pas à conserver de copie papier. Mais l’URSSAF trainait encore des pieds pour les justificatifs des notes de frais. En effet, si vous n’étiez pas en mesure de présenter les originaux de vos justificatifs, l’Urssaf pouvait requalifier ces frais en avantages en nature. Et donc appliquer des charges patronales et salariales.

Il y a seulement quelques semaines la donne a pourtant changé. Suite à un arrêté publié fin Mai 2019, l’obligation de conserver ses justificatifs papiers a officiellement été supprimée. Donc depuis le 1er juillet 2019 vous pouvez jeter vos justificatifs si ceux-ci ont été correctement numérisés.

Attention, cela ne s’applique pas à vos notes de frais avant cette date. Et dans tous les cas l’administration doit pouvoir vérifier qui a pris la photo, à quel moment et si des modifications ultérieures ont été réalisées, etc. En résumé, la numérisation doit être certifiée par un tiers de confiance agréé et être conservé au moins pendant 6 ans.

 

Si vous avez encore des doutes, ou hésitez à digitalisez 100% de vos factures et notes de frais, réservez un e-Rdv de 30 minutes avec un conseiller Blendy. Il vous donnera toutes les informations et vous conseillera sur les logiciels et applications à mettre en place pour rendre votre process financier plus performant.

Alors réjouissez-vous ! Vous allez enfin pouvoir dire adieux à vos innombrables boîtes d’archives remplies de justificatifs.

 

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By Noham

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Blendy et Depenses Express de Quickbooks

Nouvelle fonctionnalité QuickBooks pour vos justificatifs de dépenses

Vous vous battez avec vos justificatifs de dépenses pour faire vos notes de frais ? Vous les aviez pourtant rangé au fond de votre portefeuille, mais ne les retrouvez plus…
Résultat : vous allez encore perdre du temps et de l’énergie à retrouver ces petits bouts de papier alors que vous deviez vous consacrer à un sujet plus important…

Rassurez-vous, QuickBooks a pensé à vous ! L’application mobile QuickBooks vient de lancer une nouvelle fonctionnalité « Dépenses Express« , qui va grandement vous faciliter la vie !

Il vous suffit maintenant simplement de prendre en photo vos justificatifs avec votre smartphone. Ils sont alors automatiquement importés dans votre compte QuickBooks. Cela ne vous prend que quelques secondes et le tour est joué. Vous n’allez plus jamais perdre du temps à devoir retrouver vos justificatifs de dépenses !

Voici la vidéo pour découvrir en images et en seulement 20 secondes comment ça marche : Voir la vidéo ici

Disponible actuellement sur iOS, la version Android va arriver très prochainement…

 

Cette fonctionnalité vient compléter les autres modes de transmission de vos pièces comptables à votre Expert Comptable QuickBooks. Ainsi, 100% de la collecte et l’envoi de vos justificatifs de dépenses et factures d’achats sont aujourd’hui digitalisés.

Vos documents parviennent en temps réel à votre Expert Comptable en ligne et votre QuickBooks est systématiquement à jour. L’assurance de gagner un temps précieux dans la gestion de vos tâches administratives.

Alors, envie d’en savoir plus sur QuickBooks et comment rationaliser vos process financiers ?  Noham Layani, co-fondateur de Blendy, vous répond ici.

 

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Vos notes de frais faciles avec Expensya et QuickBooks

Tous les mois, c’est le même cauchemar pour faire vos notes de frais ! Vous devez retrouver et classer tous vos justificatifs, mettre à jour un fichier Excel en y ajoutant vos frais kilométriques, envoyer le tout à votre manager pour remboursement ou directement à votre expert-comptable pour saisie dans votre comptabilité. Bref, vous y perdez plusieurs heures tous les mois, qu’il aurait été plus utile de consacrer à vos clients et équipes.

Avec Expensya et QuickBooks vous allez enfin respirer et automatiser la gestion de vos notes de frais !

Collecte via mobile

Avec votre smartphone, prenez simplement vos notes de frais, justificatifs, billets d’avion ou de train en photo via l’application d’Expensya. Celle-ci va lire et extraire les informations nécessaires et les ajouter automatiquement à votre tableau de gestion. Idem pour vos frais kilométriques. Il suffit d’indiquer vos lieux de départ et d’arrivée, et le système calcule vos remboursements pour vous.

Traitement et archivage instantané

Plus besoin d’attendre la fin du mois. Vous pouvez transmettre vos dépenses professionnelles à tout moment via l’application. L’ensemble de vos reçus et documents est stocké et archivé de manière sécurisée. La solution idéale pour réduire le temps passé mensuellement à rassembler vos facturettes et limiter les risques de perte de justificatifs. 

Saisie comptable automatisée

Et ce qui rend cet outil vraiment intéressant, c’est sa connexion avec votre QuickBooks Online. Grâce à l’intégration d’Expensya et QuickBooks, vos frais professionnels sont après approbation, automatiquement saisies et intégrés dans votre comptabilité. Votre expert comptable en ligne n’a plus qu’à approuver les rapports de dépenses et activer les remboursements. Ensemble, vous allez pouvoir facilement passer en revue les dépenses de vos collaborateurs et affiner votre politique de dépenses.

 

Alors ? Envie de gagner du temps tous les mois et d’optimiser la gestion de vos notes de frais ? Chez Blendy by Cogesten, on vous accompagne pour paramétrer vos outils et apps avec QuickBooks. La garantie de titrer profit au maximum de vos solutions digitales et de rester concentré sur votre activité.

 

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By Noham

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Les frais de représentation : restaurants, essence, etc.

Définition

Les dirigeants et salariés d’une société sont souvent amenés à rencontrer leurs clients ou fournisseurs. Or, pour cela, ils engagent généralement des frais de péage, parking, restaurant et autres dépenses. Il s’agit plus globalement des frais de représentation.

Déductibilité

Les frais de représentation sont déductibles à partir du moment où ils sont engagés dans l’intérêt de la société et que des justificatifs sont apportés.

Pour les dépenses de restaurant, vous trouverez plus d’informations dans notre précédent article Déduction des frais de restaurant. N’oubliez pas de mentionner les noms des personnes que vous invitez et la société qu’ils représentent.

Ainsi, les frais qui ne sont pas engagés dans l’intérêt de l’entreprise ne sont pas déductibles. Et, ceci vaut également pour les dépenses dites somptuaires, c’est à dire excessives ou superflues. Il s’agit notamment de toute prise en charge directe, allocation forfaitaire ou remboursement de frais concernant les opérations relatives à :

  • La chasse et l’exercice non professionnel de la pêche.
  • La mise à disposition de résidences de plaisance ou d’agrément.
  • La mise à disposition de yachts et de bateaux de plaisance.
  • Les amortissements des véhicules de société supérieurs à certains seuils (voir l’article ici).

Pour rappel, ces dépenses dites somptuaires ne sont pas déductibles des personnes morales imposées à l’IS ou à l’IR au titre des BIC.

Pour être certain de la bonne marche à suivre, Blendy by Cogesten certifié QuickBooks et Receipt-bank vous accompagne et répond à vos questions.

 

By Jean-Christophe

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Démêler le vrai du faux sur la déduction des frais de restaurant !

Que ce soit lors d’un déplacement ou lors d’une rencontre dans le cadre de l’activité de la société, les dirigeants sont souvent amenés à effectuer des dépenses de restaurant. Voici un rappel sur la déduction de ces dépenses sur le résultat, ainsi que sur la TVA.

Le motif

Tout d’abord (et évidemment), il faut que ces frais concernent l’activité de la société : prospection, déjeuner avec des partenaires, déplacements professionnels, …

Pour les déjeuners d’affaires, les dépenses de restaurant sont toujours déductibles du résultat. Il suffit pour cela de renseigner :

  • Les noms des personnes invitées
  • Le nom des sociétés ou organisations qu’elles représentent
  • Le motif du rendez-vous  

En revanche, pour les repas personnels, la déduction est possible seulement s’ils sont justifiés par une distance trop importante par rapport au domicile du dirigeant ou s’ils sont effectués lors d’une mission.

En pratique, n’est admise en déduction que la fraction du prix comprise entre 4,70€ et 18,30€ (soit 13,60€). Ces montants sont réévalués de quelques centimes chaque année.

La TVA

Concernant la TVA, une tolérance sur le formalisme des notes de restaurant existe.

En effet, la TVA est déductible sur ces notes à partir du moment où :

  • Elles sont inférieures à 150€
  • Le nom, l’adresse et le SIRET du restaurant sont renseignés
  • Le nom et l’adresse de la société du dirigeant ainsi que les noms des personnes invitées (clients, …) sont précisés

Au-delà de 150€, il faudra que le restaurateur fournisse une facture respectant le formalisme obligatoire des factures afin de pouvoir déduire la TVA. Le dirigeant devra tout de même renseigner le nom des clients, salariés ou autres personnes invitées.

La Gestion des notes de frais

Vous en avez assez de perdre du temps à gérer vos notes de restaurant qui se baladent dans vos poches et vos tiroirs ? Aucun problème ! Blendy by Cogesten vous aide à paramétrer Receipt Bank, Expensya, Xpenditure ou une autre application pour simplifier et automatiser la gestion de vos notes de frais.

 

Vous avez encore des questions ? Contactez simplement l’équipe Blendy by Cogesten, #ExpertsComptables 3.0 certifiés QuickBooks et Receipt Bank.

 

By Jean-Christophe

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