Étiquette : justificatifs

Spendesk et QuickBooks - intégration avec Blendy.co experts-comptables en ligne

Avec Spendesk gérez les dépenses de vos collaborateurs d’un main de maître

Gérer les dépenses et les achats de vos équipes peut facilement devenir un casse-tête. Entre les dépenses abusives de certains collaborateurs, les justificatifs manquants, les saisies manuelles pour déclencher (enfin) les remboursements… Alors, arrêtez de subir la gestion des dépenses de vos équipes et (re)passez en mode “contrôle”.

Avec Spendesk, start-up française fondée en 2016, vous allez pouvoir souffler ! Spendesk permet aux entreprises de mettre en place un process simple et intuitif pour contrôler, payer, suivre et analyser les dépenses de ses salariés grâce à :

  • des cartes de paiement intelligentes
  • une application mobile
  • une plateforme en ligne

Des cartes de paiement intelligentes pour vos équipes

La solution se distingue clairement des autres solutions de gestion de notes de frais en permettant à vos collaborateurs de disposer d’une carte de paiement (physique et/ou virtuelle) pour effectuer leurs dépenses.

Vos collaborateurs n’ont ainsi plus à avancer les frais de leur poche. Ils peuvent payer leurs billets d’avions, frais d’hébergement, restaurants, taxis, etc. directement avec cette carte, dans la limite d’un plafond que vous aurez déterminé en amont pour chaque détenteur de carte.

De la même manière, pour les dépenses en ligne (participation à des événements ponctuels par exemple) ou le paiement d’abonnements récurrents (de type SaaS), Spendesk va générer une carte virtuelle créditée du montant de l’achat ou plafonnée du montant de l’abonnement.

La solution va jusqu’à gère les paiements par virement bancaire pour, par exemple, régler la facture d’un fournisseur ou celle d’un freelance.

Une application pour une gestion autonome

Spendesk met également à disposition de vos équipes une application mobile dédiée. Celle-ci leur permet d’envoyer leurs demandes de frais et de suivre leurs dépenses en temps réel. L’application leur permet également d’enregistrer les reçus et factures correspondants via une simple photo, limitant ainsi les risques de pertes de justificatifs et facilitant par la suite la gestion comptable des notes de frais.

Et l’application leur donne également accès à leurs cartes virtuelles. Ainsi, si une dépense a été acceptée, le collaborateur retrouvera sur l’appli un numéro de carte qu’il pourra ensuite utiliser pour ses achats ou abonnements en ligne.

Une plateforme en ligne pour un suivi centralisé 

Grâce à sa plateforme de gestion, vous créez dans un premier temps des comptes utilisateurs pour chaque collaborateur et définissez les différents process de validation des demandes de dépenses. Il suffit ensuite de déterminer les budgets alloués à chacun ou à chaque équipe. Un tableau de bord intuitif, vous permet de visualiser et suivre en temps réel les achats et dépenses de chaque utilisateur.

C’est aussi sur la plateforme que vous allez pouvoir créer les cartes virtuelles et déterminer leurs plafonds et longévités. De plus, lorsqu’une carte arrive à expiration, vous êtes automatiquement notifié.

Spendesk garantit ainsi à vos équipes financières une parfaite visibilité et traçabilité, et donc une gestion plus efficace des dépenses professionnelles engagées.

Une comptabilité facilitée et allégée

En plus de récupérer les reçus, factures et autres justificatifs enregistrés par vos salariés via l’application mobile, Spendesk catégorise aussi automatiquement les paiements par carte (physique ou virtuelle) par nature et par équipe.

Pour pousser l’automatisation encore plus loin, vous pouvez relier Spendesk directement avec votre logiciel comptable, tel que QuickBooks ou Xero. Vous n’avez donc plus à saisir les factures et la TVA manuellement, la récupération dans votre comptabilité de l’ensemble des opérations, paiements et pièces se fera automatiquement.

 

Blendy by Cogesten, expert-comptable en ligne certifié QuickBooks, accompagne d’ores et déjà nombreux de ses clients dans ce process d’intégration, afin de garantir une récupération et une réconciliation sans faille de vos éléments comptables.

Vous voulez savoir comment ? Alors, réservez dès maintenant un eRdV sur notre site. Nos équipes seront ravies de vous exposer les différentes étapes à suivre et quelles autres apps peuvent être interfacées avec votre logiciel comptable pour vous faire gagner encore un peu plus de temps et d’efficacité.

 

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Extrait Kbis gratuit via MonIdenum

Obtenez votre extrait Kbis gratuit en quelques clics !

L’extrait Kbis quèsaco ?

L’extrait Kbis est un document officiel délivré par le Greffe du Tribunal de Commerce. Ce document atteste de l’existence juridique de votre entreprise et de son enregistrement au registre du commerce et des sociétés (RCS) suite à sa création.

Il comprend :

  • le nom du greffe d’immatriculation
  • les informations relatives à votre société (forme juridique, capital social, raison sociale, dirigeants, domiciliation, nom commercial…)
  • le numéro SIREN 
  • le numéro SIRET 
  • le code APE 

Cette “carte d’identité” de votre entreprise vous est généralement demandée lors de l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, pour répondre à des appels d’offre ou par votre expert-comptable. Lorsque vous souhaitez par exemple changer d’expert-comptable chez Blendy, expert-comptable en ligne, nous allons vous demander de nous fournir ce document pour lancer la procédure.

Le Kbis enfin gratuit !

Jusqu’ici obtenir un extrait Kbis était malheureusement payant, même si le coût était plutôt raisonnable (moins de 4€). Mais un extrait Kbis n’étant valable que pour une durée de 3 mois, vous étiez souvent obligé de faire des démarches plusieurs fois dans l’année auprès du Greffe…

Mais ça c’était avant !
Depuis octobre 2019, vous pouvez obtenir en quelques clics et gratuitement un Kbis de moins de trois mois d’une entreprise dont vous êtes le représentant légal.

En effet, dans la continuité de la loi PACTE, le Greffe a mis en place un portail sécurisé en ligne : MonIdenum

Cette plateforme a pour vocation de simplifier la vie des chefs d’entreprise en leur facilitant les démarchés auprès du Greffe. Aujourd’hui, les entreprises inscrites au RCS, au RSAC ou au RSEIRL peuvent donc obtenir leur Kbis gratuitement et de manière illimitée sur le site MonIdenum.

Dorénavant, pour obtenir votre extrait Kbis, il suffit de vous enregistrer sur le portail en fournissant une copie de votre carte d’identité ou passeport, le nom de votre entreprise, votre email et votre numéro de téléphone. Le système va alors automatiquement rapprocher ces informations avec les enregistrements du RCS. La validation de votre compte est immédiate et permet de générer une clé d’authentification unique

Ensuite, vous vous connectez simplement à votre espace dédié grâce à cette clé et téléchargez votre Kbis via l’onglet “Kbis & Performances“. C’est aussi simple et rapide que ça !

De quoi en effet, faciliter la vie des entreprises enregistrées au RCS.

 

 

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Justificatifs notes de frais avec Blendy expert-comptable en ligne

Débarrassez-vous enfin de vos justificatifs de dépenses

La gestion des notes de frais et des justificatifs de dépenses est un sujet épineux. Jusqu’ici vous deviez conserver précieusement chaque justificatif pour les transmettre à votre Expert-Comptable en ligne pour saisie dans votre comptabilité.

Du coup vous accumuliez quelque part, dans une boite en carton ou au fond votre portefeuille, tout un tas de petits bouts de papiers, reçus de restaurant et facturettes de cartes bancaires… Et généralement vous reportiez au lendemain l’envoi de ces justificatifs encombrants à votre Expert-comptable, au risque d’en perdre une bonne partie au fil du temps.

Digitalisez vos justificatifs…

Aujourd’hui, avec Blendy by Cogesten, votre Expert-comptable en ligne, vous avez la possibilité de digitaliser ces justificatifs. Expensya ou Receipt Bank sont nos deux apps préférées pour cela. Toutes deux vous permettent une gestion simple et conviviale de vos justificatifs de dépense. Ainsi, dès que vous réglez une dépense, vous prenant simplement le justificatif en photo avec votre smartphone. L’apps va sauvegarder une copie pour vous.

Et si vous combinez en plus ces apps à QuickBooks, vos dépenses sont automatiquement saisies dans votre comptabilité. Vous gagnez donc en temps et en efficacité.

… et jetez les à la poubelle !

Depuis Mars 2017 déjà l’administration fiscale acceptait qu’en cas de digitalisation de vos factures clients et fournisseurs, vous n’aviez pas à conserver de copie papier. Mais l’URSSAF trainait encore des pieds pour les justificatifs des notes de frais. En effet, si vous n’étiez pas en mesure de présenter les originaux de vos justificatifs, l’Urssaf pouvait requalifier ces frais en avantages en nature. Et donc appliquer des charges patronales et salariales.

Il y a seulement quelques semaines la donne a pourtant changé. Suite à un arrêté publié fin Mai 2019, l’obligation de conserver ses justificatifs papiers a officiellement été supprimée. Donc depuis le 1er juillet 2019 vous pouvez jeter vos justificatifs si ceux-ci ont été correctement numérisés.

Attention, cela ne s’applique pas à vos notes de frais avant cette date. Et dans tous les cas l’administration doit pouvoir vérifier qui a pris la photo, à quel moment et si des modifications ultérieures ont été réalisées, etc. En résumé, la numérisation doit être certifiée par un tiers de confiance agréé et être conservé au moins pendant 6 ans.

 

Si vous avez encore des doutes, ou hésitez à digitalisez 100% de vos factures et notes de frais, réservez un e-Rdv de 30 minutes avec un conseiller Blendy. Il vous donnera toutes les informations et vous conseillera sur les logiciels et applications à mettre en place pour rendre votre process financier plus performant.

Alors réjouissez-vous ! Vous allez enfin pouvoir dire adieux à vos innombrables boîtes d’archives remplies de justificatifs.

 

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By Noham

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Blendy et Depenses Express de Quickbooks

Nouvelle fonctionnalité QuickBooks pour vos justificatifs de dépenses

Vous vous battez avec vos justificatifs de dépenses pour faire vos notes de frais ? Vous les aviez pourtant rangé au fond de votre portefeuille, mais ne les retrouvez plus…
Résultat : vous allez encore perdre du temps et de l’énergie à retrouver ces petits bouts de papier alors que vous deviez vous consacrer à un sujet plus important…

Rassurez-vous, QuickBooks a pensé à vous ! L’application mobile QuickBooks vient de lancer une nouvelle fonctionnalité “Dépenses Express“, qui va grandement vous faciliter la vie !

Il vous suffit maintenant simplement de prendre en photo vos justificatifs avec votre smartphone. Ils sont alors automatiquement importés dans votre compte QuickBooks. Cela ne vous prend que quelques secondes et le tour est joué. Vous n’allez plus jamais perdre du temps à devoir retrouver vos justificatifs de dépenses !

Voici la vidéo pour découvrir en images et en seulement 20 secondes comment ça marche : Voir la vidéo ici

Disponible actuellement sur iOS, la version Android va arriver très prochainement…

 

Cette fonctionnalité vient compléter les autres modes de transmission de vos pièces comptables à votre Expert Comptable QuickBooks. Ainsi, 100% de la collecte et l’envoi de vos justificatifs de dépenses et factures d’achats sont aujourd’hui digitalisés.

Vos documents parviennent en temps réel à votre Expert Comptable en ligne et votre QuickBooks est systématiquement à jour. L’assurance de gagner un temps précieux dans la gestion de vos tâches administratives.

Alors, envie d’en savoir plus sur QuickBooks et comment rationaliser vos process financiers ?  Noham Layani, co-fondateur de Blendy, vous répond ici.

 

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Blendy Receipt Bank et Quickbooks pour gagnez du temps

Receipt Bank vous fait gagner en temps et en efficacité

Dans une petite entreprise, le mot d’ordre est généralement “po-ly-va-lence” ! Eh oui, vous devez savoir tout faire. Vendre et générer du chiffre d’affaires, trouver de nouveaux clients, vous assurer qu’ils payent en temps et en heure tout en réglant vos fournisseurs, promouvoir votre entreprise sur les réseaux, mettre à jour votre site web…

Bref, la liste est longue et on peut rapidement manquer de temps pour s’occuper en plus de tâches administratives ô combien chronophages.

Chez Blendy by Cogesten, nous savons que votre temps est précieux. C’est pourquoi la plupart de nos clients ont connecté leur logiciel comptable QuickBooks avec une apps simple et efficace : Receipt Bank

Ne perdez plus aucun reçu de paiement

Vous accumulez surement les facturettes de carte carte bancaire, reçus de restaurant et notes de frais diverses. Une amas de petits papiers que vous rangez, dans le meilleur des cas soigneusement dans votre portefeuille, ou généralement au fond d’un tiroir. Au risque de les perdre ou de les oublier tout simplement.

Avec l’apps Receipt Bank, tout devient (beaucoup) plus simple. Il suffit de prendre vos récépissés de carte bancaire ou votre facture de restaurant en photo avec votre smartphone. Receipt Bank les enregistre et les sauvegarde ensuite de manière sécurisée sur ses serveurs. Non seulement vous ne les perdez plus, mais vous vous économisez aussi la saisie manuelle de vos dépenses dans un quelconque fichier Excel.

Récupérez vos factures récurrentes automatiquement

Avec Receipt Bank connectez en quelques clics vos fournisseurs récurrents et importez tous les mois votre facture Internet, de téléphone et autres abonnements mensuels. Plus besoin de vous connecter à de multiples sites pour télécharger une à une vos factures. Receipt Bank gère le process pour voir, sans votre intervention. Encore une tâche chronophage économisée !

Transmettez le tout à votre comptable sans lever le petit doigt

Et en connectant QuickBooks avec Receipt Bank vous gagnez encore un peu plus de temps et de confort. En effet, l’ensemble des reçus que vous avez pris en photo sont en temps réel transmis de Receipt Bank à QuickBooks et l’écriture comptable correspondante est créée automatiquement. Vos factures mensuelles récurrentes ? Idem ! Une fois récupérées avec Receipt Bank, elles sont immédiatement transmises à QuickBooks et saisie automatiquement dans votre comptabilité. Et ensuite, vous pouvez consulter en temps réel sur QuickBooks vos dépenses, encaissements, TVA, etc.

En conclusion, Receipt Bank c’est :

  • La collecte plus efficace de vos reçus et justificatifs de dépense plus 
  • Vous débarrasser de la saisie manuelle de vos notes de frais, factures, etc.
  • Vous assurer d’avoir des écritures comptables propres et consultables en temps réel
  • Et, gagner plusieurs heures de travail, que vous allez (enfin) pouvoir consacrer à ce qui est essentiel

 

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Blendy.co - Experts-Comptables internationaux certifiés QuickBooks

Vos notes de frais faciles avec Expensya et QuickBooks

Tous les mois, c’est le même cauchemar pour faire vos notes de frais ! Vous devez retrouver et classer tous vos justificatifs, mettre à jour un fichier Excel en y ajoutant vos frais kilométriques, envoyer le tout à votre manager pour remboursement ou directement à votre expert-comptable pour saisie dans votre comptabilité. Bref, vous y perdez plusieurs heures tous les mois, qu’il aurait été plus utile de consacrer à vos clients et équipes.

Avec Expensya et QuickBooks vous allez enfin respirer et automatiser la gestion de vos notes de frais !

Collecte via mobile

Avec votre smartphone, prenez simplement vos notes de frais, justificatifs, billets d’avion ou de train en photo via l’application d’Expensya. Celle-ci va lire et extraire les informations nécessaires et les ajouter automatiquement à votre tableau de gestion. Idem pour vos frais kilométriques. Il suffit d’indiquer vos lieux de départ et d’arrivée, et le système calcule vos remboursements pour vous.

Traitement et archivage instantané

Plus besoin d’attendre la fin du mois. Vous pouvez transmettre vos dépenses professionnelles à tout moment via l’application. L’ensemble de vos reçus et documents est stocké et archivé de manière sécurisée. La solution idéale pour réduire le temps passé mensuellement à rassembler vos facturettes et limiter les risques de perte de justificatifs. 

Saisie comptable automatisée

Et ce qui rend cet outil vraiment intéressant, c’est sa connexion avec votre QuickBooks Online. Grâce à l’intégration d’Expensya et QuickBooks, vos frais professionnels sont après approbation, automatiquement saisies et intégrés dans votre comptabilité. Votre expert comptable en ligne n’a plus qu’à approuver les rapports de dépenses et activer les remboursements. Ensemble, vous allez pouvoir facilement passer en revue les dépenses de vos collaborateurs et affiner votre politique de dépenses.

 

Alors ? Envie de gagner du temps tous les mois et d’optimiser la gestion de vos notes de frais ? Chez Blendy by Cogesten, on vous accompagne pour paramétrer vos outils et apps avec QuickBooks. La garantie de titrer profit au maximum de vos solutions digitales et de rester concentré sur votre activité.

 

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