Avec Spendesk gerez les depenses de vos collaborateurs d'une main de maitre

Alors, arrêtez de subir la gestion des dépenses de vos équipes et (re)passez en mode « contrôle ».

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Avec Spendesk, start-up française fondée en 2016, vous allez pouvoir souffler ! Spendesk permet aux entreprises de mettre en place un process simple et intuitif pour contrôler, payer, suivre et analyser les dépenses de ses salariés grâce à :

• des cartes de paiement intelligentes
• une application mobile
• une plateforme en ligne

Des cartes de paiement intelligentes pour vos équipes

La solution se distingue clairement des autres solutions de gestion de notes de frais en permettant à vos collaborateurs de disposer d’une carte de paiement (physique et/ou virtuelle) pour effectuer leurs dépenses.

Vos collaborateurs n’ont ainsi plus à avancer les frais de leur poche. Ils peuvent payer leurs billets d’avion, frais d’hébergement, restaurants, taxis, etc. directement avec cette carte, dans la limite d’un plafond que vous aurez déterminé en amont pour chaque détenteur de carte.

De la même manière, pour les dépenses en ligne (participation à des événements ponctuels par exemple) ou le paiement d’abonnements récurrents (de type SaaS), Spendesk va générer une carte virtuelle créditée du montant de l’achat ou plafonnée du montant de l’abonnement.

La solution va jusqu’à gérer les paiements par virement bancaire pour, par exemple, régler la facture d’un fournisseur ou celle d’un freelance.

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Une application pour une gestion autonome

Spendesk met également à disposition de vos équipes une application mobile dédiée. Celle-ci leur permet d’envoyer leurs demandes d'avance et de remboursement de frais et de suivre leurs dépenses en temps réel. L’application leur permet également d’enregistrer les reçus et factures correspondants via une simple photo, limitant ainsi les risques de pertes de justificatifs et facilitant par la suite la gestion comptable des notes de frais.

Et l’application leur donne également accès à leurs cartes virtuelles. Ainsi, si une dépense a été acceptée, le collaborateur retrouvera sur l’appli un numéro de carte qu’il pourra ensuite utiliser pour ses achats ou abonnements en ligne.

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Une plateforme en ligne pour un suivi centralisé

Grâce à sa plateforme de gestion, vous créez dans un premier temps des comptes utilisateurs pour chaque collaborateur et définissez les différents process de validation des demandes de dépenses. Il suffit ensuite de déterminer les budgets alloués à chacun ou à chaque équipe. Un tableau de bord intuitif, vous permet de visualiser et suivre en temps réel les achats et dépenses de chaque utilisateur.

C’est aussi sur la plateforme que vous allez pouvoir créer les cartes virtuelles et déterminer leurs plafonds et longévités. De plus, lorsqu’une carte arrive à expiration, vous êtes automatiquement notifié.

Spendesk garantit ainsi à vos équipes financières une parfaite visibilité et traçabilité, et donc une gestion plus efficace des dépenses professionnelles engagées.

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Une comptabilité facilitée et allégée

En plus de récupérer les reçus, factures et autres justificatifs enregistrés par vos salariés via l’application mobile, Spendesk catégorise aussi automatiquement les paiements par carte (physique ou virtuelle) par nature et par équipe.

Pour pousser l’automatisation encore plus loin, vous pouvez relier Spendesk directement avec votre logiciel comptable, tel que Pennylane, QuickBooks ou Xero. Vous n’avez donc plus à saisir les factures et la TVA manuellement. La récupération dans votre comptabilité de l’ensemble des opérations, paiements et pièces se fera automatiquement.

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Blendy, expert-comptable digital certifié Pennylane, accompagne d’ores et déjà nombreux de ses clients dans ce process d’intégration, afin de garantir une récupération et une réconciliation sans faille de vos éléments comptables.

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Vous voulez savoir comment ? Alors, réservez dès maintenant un eRdV sur notre site. Nos équipes seront ravies de vous exposer les différentes étapes à suivre et quelles autres apps peuvent être interfacées avec votre logiciel comptable pour vous faire gagner encore un peu plus de temps et d’efficacité.

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