La gestion des notes de frais et des justificatifs de dépenses est un sujet épineux. Jusqu’ici vous deviez conserver précieusement chaque justificatif pour les transmettre à votre Expert-Comptable digital pour saisie dans votre comptabilité.
Du coup vous accumuliez quelque part, dans une boite en carton ou au fond votre portefeuille, tout un tas de petits bouts de papiers, reçus de restaurant et facturettes de cartes bancaires…
Et généralement vous reportiez au lendemain l’envoi de ces justificatifs encombrants à votre Expert-comptable, au risque d’en perdre une bonne partie au fil du temps.
Digitalisez vos justificatifs…
Aujourd’hui, avec Blendy by Cogesten, votre Expert-comptable en ligne, vous avez la possibilité de digitaliser ces justificatifs. Expensya ou Dext sont nos deux apps préférées pour cela. Toutes deux vous permettent une gestion simple et conviviale de vos justificatifs de dépense.
Ainsi, dès que vous réglez une dépense, vous prenant simplement le justificatif en photo avec votre smartphone. L’apps va sauvegarder une copie pour vous.
Et si vous combinez en plus ces apps à QuickBooks, vos dépenses sont automatiquement saisies dans votre comptabilité. Vous gagnez donc en temps et en efficacité.
… et jetez les à la poubelle !
Depuis Mars 2017 déjà l’administration fiscale acceptait qu’en cas de digitalisation de vos factures clients et fournisseurs, vous n’aviez pas à conserver de copie papier. Mais l’URSSAF trainait encore des pieds pour les justificatifs des notes de frais. En effet, si vous n’étiez pas en mesure de présenter les originaux de vos justificatifs, l’Urssaf pouvait requalifier ces frais en avantages en nature. Et donc appliquer des charges patronales et salariales.
Il y a seulement quelques semaines la donne a pourtant changé. Suite à un arrêté publié fin Mai 2019, l’obligation de conserver ses justificatifs papiers a officiellement été supprimée. Donc depuis le 1er juillet 2019 vous pouvez jeter vos justificatifs si ceux-ci ont été correctement numérisés.
Attention, cela ne s’applique pas à vos notes de frais avant cette date. Et dans tous les cas l’administration doit pouvoir vérifier qui a pris la photo, à quel moment et si des modifications ultérieures ont été réalisées, etc. En résumé, la numérisation doit être certifiée par un tiers de confiance agréé et être conservé au moins pendant 6 ans.
Si vous avez encore des doutes, ou hésitez à digitalisez 100% de vos factures et notes de frais, réservez un e-Rdv de 30 minutes avec un conseiller Blendy. Il vous donnera toutes les informations et vous conseillera sur les logiciels et applications à mettre en place pour rendre votre process financier plus performant.
Alors réjouissez-vous ! Vous allez enfin pouvoir dire adieux à vos innombrables boîtes d’archives remplies de justificatifs.
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