En tant que pionnier de la comptabilité digitale, nous vous détaillons ici quelles tâches vous devez absolument automatiser pour gagner en temps et en efficacité au quotidien.
Gagner en Efficacité : Les Tâches Comptables Idéales pour l'Automatisation
A l'ère du numérique, tenir sa comptabilité sur Excel ou sur papier, est plus qu'aberrant... Il existe aujourd'hui de nombreux outils et logiciels qui vous permettent de digitaliser votre process finance et d'automatiser les tâches comptables chronophages et sans valeur ajoutée. Opter pour ces outils c'est la garantit d'optimiser votre efficacité opérationnelle.
Donc plus de temps pour vous concentrer sur le développement de votre business.
Mais alors quelles tâches comptables faut-il automatiser ? A quel moment ces apps et logiciels sont vraiment appropriés ?
Voici quelques pistes pour vous guider d'ans l'automatisation de votre comptabilité :
1. Saisie des Données
La saisie manuelle des transactions, factures, devis est généralement très chronophage. Et qui dit saisie manuelle, dit erreurs de saisie....
De nombreuses apps et la plupart des logiciels comptables actuels permettent de scanner et d'extraire automatiquement les informations de vos factures, devis, etc.
En connectant ces apps à votre logiciel comptable, celui-ci va générer automatiquement les écritures comptables correspondantes.
Vous ou votre expert-comptable n'ont plus qu'à vérifier que la saisie automatisée s'est fait correctement.
2. Rapprochements Bancaires
Les outils automatisés peuvent concilier rapidement les relevés bancaires avec les enregistrements comptables.
En effet, les néo-banques comme Qonto, vous permettent de connecter votre compte bancaire directement à votre logiciel comptable tel que Pennylane, Odoo, Netsuite (ou encore QuickBooks si vous êtes une entreprise anglosaxonne).
Là aussi, l'application bancaire va alimenter automatiquement votre comptabilité pour permettre le rapprochement bancaire.
Cette approche évite les écarts et garantit une vision précise de la situation financière de l'entreprise à un instant T.
3. Gestion des Factures Récurrentes
Pour les entreprises qui émettent régulièrement des factures identiques, l'automatisation permet de générer et d'envoyer automatiquement ces documents.
C'est particulièrement intéressant pour les entreprises qui offrent des produits ou des services sur abonnement, comme les services SaaS (Software as a Service), les plateformes de contenu en ligne, les services de streaming, etc.
L'application Chargebee par exemple va pouvoir gérer ces factures récurrentes et alimenter automatiquement votre logiciel comptable, pour tout centraliser au même endroit.
Encore une étape qui vous faire gagner un temps précieux au quotidien.
4. Suivi des Dépenses et Gestion des Notes de Frais
De nombreux outils digitaux permettent aujourd'hui de collecter et traiter automatiquement les reçus et factures de dépenses.
Ces solutions intègrent généralement une application mobile permettant de scanner les facturettes et notes de frais.
Ceci va alimenter automatiquement votre logiciel comptable connecté à l'application et enregistrer la dépense dans les comptes appropriés.
Vous n'avez plus à gérer des petits bouts de papiers volant et vous gardez le contrôle sur vos dépenses et celles de vos équipes.
5. Calcul et Déclaration de TVA
L'automatisation du process finance permet également d'anticiper les calculs de TVA et de la préparation des déclarations fiscales.
Ceci garantit ainsi la conformité et évite les erreurs coûteuses dans ce domaine hautement réglementé.
Evidemment, votre expert-comptable va systématiquement vérifier que tout a bien été calculé correctement, que les dernière réglementations et les dates de déclarations sont bien respectés.
6. Gestion des Paiements et des Encaissements
Les systèmes automatisés peuvent gérer tout autant les paiements récurrents (voir plus haut), les prélèvements et aussi les encaissements.
En automatisant notamment le paiement de vos factures, vous êtes certains de respecter vos engagements et délais de paiement.
De nos jours, la plupart des logiciels comptables intègrent des fonctionnalités pour gérer et suivre vos encaissements et paiements et ainsi avoir une visibilité idéalement en temps réel de votre trésorerie.
Là aussi, votre expert-comptable peut vous aider à y voir plus clair et à anticiper vos échéances.
7. Prévisions Budgétaires et Rapports Financiers
En automatisant la collecte de vos données financières, vous pouvez générer des rapports précis et actualisés en temps réel.
Les outils comptables vous donnent généralement accès a de nombreux rapports et KPI.
En analysant et suivant l'évolution de ces KPI, vous allez améliorer votre prise de décisions basées sur des informations fiables.
Pour savoir quels KPI suivre, votre expert-comptable pourra de nouveau vous aider et vous apporter tout son savoir-faire.
En conclusion
En conclusion, l'automatisation comptable est un atout considérable pour gagner en efficacité. En identifiant les tâches qui bénéficient le plus de cette transformation, vous pouvez libérer du temps et des ressources pour vous concentrer sur la croissance et le développement de votre entreprise.
Il est donc essentiel de choisir le ou les applications comptables appropriés. Ainsi, Pennylane, Odoo ou encore Netsuite vous offrent une gamme complète de fonctionnalités pour simplifier et accélérer vos processus comptables.
En revanche, vous l'aurez compris, automatiser son process finance ne se fait pas sans l'accompagnement de votre expert-comptable. En tant que pionnier de la comptabilité digitale en France, le cabinet d'expertise comptable Blendy connait parfaitement l'ensemble des apps capables d'optimiser votre comptabilité.
Contactez-nous pour explorer les solutions disponibles et choisir celles qui correspondent le mieux à vos besoins spécifiques.
Avec Blendy, expert-comptable digital profitez de tous les atouts de la comptabilité digitale pour accélérer votre process finance et développer votre entreprise.
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