Pennylane en France, QuickBooks aux États-Unis : comment piloter un groupe France-US ?
Votre société française travaille sur Pennylane. Votre filiale américaine tient sa comptabilité sur QuickBooks. Les deux comptabilités sont bien tenues. Mais quand vous voulez répondre à une question pourtant simple « combien gagne réellement le groupe ce mois-ci ? » les choses se compliquent...
La France vous transmet ses chiffres en euros. Les États-Unis travaillent en dollars. Les plans comptables ne sont pas construits de la même façon. Certaines dépenses sont classées différemment. Des factures circulent entre les deux sociétés. Et le chiffre d’affaires consolidé affiché dans votre tableau Excel ne correspond pas forcément à la somme de ce que vous voyez dans Pennylane et QuickBooks.
Le problème n’est pas d’utiliser deux logiciels différents. Il est de vouloir piloter deux sociétés avec deux logiques financières qui ne se parlent pas.
Pour un dirigeant présent en France et aux États-Unis, l’objectif n’est donc pas nécessairement de mettre toutes les entités dans le même outil. Il faut surtout construire une couche commune de pilotage au-dessus des comptabilités locales. Et, chez Blendy, cette troisième couche de pilotage passe notamment par Finthesis.
Pennylane en France, QuickBooks aux États-Unis : pourquoi vouloir tout mettre dans le même outil ?
Quand une entreprise commence à se développer à l’international, le premier réflexe est souvent de vouloir uniformiser les logiciels, ne serait-ce que pour rationaliser les coûts et les process finance. En pratique, ce n’est pas forcément nécessaire...
Pennylane est utilisé en France pour la tenue et le suivi comptable dans l’environnement français. QuickBooks est de son côté largement utilisé par les PME américaines.
Avoir Pennylane en France et QuickBooks aux États-Unis n’a donc rien d’incohérent. La difficulté commence lorsque chaque société construit ses comptes, ses catégories et ses indicateurs indépendamment de l’autre.
Vous vous retrouvez alors avec deux comptabilités correctes… mais difficiles à comparer.
C’est précisément là que le reporting groupe devient nécessaire.
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Une troisième couche pour voir l’ensemble
Chez Blendy, Finthesis permet d’agréger les données de plusieurs sociétés dans un même environnement de reporting.
La plateforme permet notamment de regrouper plusieurs entités, de construire des vues contributives par société et de retraiter les opérations intragroupe. Elle accepte plusieurs modes d’alimentation : connexion API lorsque le logiciel est compatible, ou import de FEC et de Grands Livres.
Et, la différence est importante. Pennylane et QuickBooks répondent à deux environnements comptables différents : français d’un côté, anglo-saxon de l’autre. Pennylane peut être connecté directement à Finthesis. Pour intégrer les données US issues de QuickBooks, celles-ci sont simplement exportées puis importées dans Finthesis.
Dans un groupe France-US accompagné par Blendy, l’organisation peut donc ressembler à ceci :
France → Pennylane → Finthesis
États-Unis → QuickBooks → export des données → Finthesis
Finthesis permet ainsi de rassembler les données issues de Pennylane et de QuickBooks dans une même lecture groupe. Le dirigeant peut alors suivre chaque mois des chiffres cohérents, comparables et réellement utiles pour piloter l’activité entre la France et les États-Unis.
Le vrai travail commence par le mapping des comptes
Prenons un exemple simple. Dans Pennylane, la société française peut distinguer : Publicité, Sous-traitance, Salons, Logiciels marketing. Dans QuickBooks, l'équipe américaine peut avoir regroupé une partie de ces dépenses dans une catégorie générale Advertising & Marketing.
Aucune des deux comptabilités n’est forcément incorrecte. Mais si vous voulez savoir combien le groupe dépense réellement en marketing, il faut ramener ces comptes à une grille commune.
C’est là qu’intervient le mapping comptable.
L’objectif est de créer une grille commune qui fait correspondre les comptes français et américains à des catégories de reporting identiques.
Par exemple :
France – Pennylane | États-Unis – QuickBooks | Reporting groupe |
Publicité | Advertising | Marketing |
Sous-traitance commerciale | Marketing Contractors | Marketing |
Salaires équipe commerciale | Sales Payroll | Sales & Marketing |
Hébergement SaaS | Hosting / Cloud Services | Infrastructure |
Honoraires comptables | Accounting Fees | Professional Services |
Le dirigeant peut alors regarder la performance du groupe selon une même logique, indépendamment de la manière dont chaque pays tient sa comptabilité.
Et Finthesis permet justement, lors de l’intégration des données, d’associer les colonnes et les comptes aux catégories attendues avant de produire les analyses.
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Avant les outils, il faut décider ce que le dirigeant veut réellement suivre
C’est probablement le point le plus important. Avant de connecter, exporter ou mapper quoi que ce soit, il faut définir ce que vous voulez pouvoir lire chaque mois.
Pour un SaaS, ce sera peut-être le chiffre d’affaires récurrent, la marge, les coûts commerciaux ou le cash disponible. Pour un e-commerce, on regardera davantage la marge par marché, les coûts logistiques, l’acquisition ou la rentabilité des ventes américaines. Pour une ESN ou une société de services, la lecture peut encore être différente.
Autrement dit, le reporting groupe ne devrait pas être construit à partir de ce que Pennylane et QuickBooks savent afficher. Il doit partir des décisions que vous voulez prendre.
Une fois les indicateurs définis, on peut organiser les données françaises et américaines pour qu’elles racontent la même histoire.
France en euros, États-Unis en dollars : quelle devise utiliser pour piloter le groupe ?
Deuxième difficulté dans la consolidation groupe est évidemment la devise.
Votre société française tient naturellement ses comptes en euros. Votre filiale américaine travaille en dollars. À l’échelle locale, c’est parfaitement logique. À l’échelle du groupe, il faut décider dans quelle devise les résultats seront analysés et surtout appliquer une méthode cohérente d’une période à l’autre.
Prenons une filiale américaine qui réalise exactement le même chiffre d’affaires en dollars pendant deux mois. Si le taux de change entre l’euro et le dollar évolue fortement d’un mois à l’autre, la contribution de la filiale américaine dans un reporting exprimé en euros peut varier, même si son activité est restée stable en dollars.
Pour bien lire la performance du groupe, il est donc utile de distinguer deux choses :
la performance réelle de la filiale US en dollars
sa contribution aux résultats du groupe une fois convertie en euros
Cela permet au dirigeant de voir immédiatement si une variation vient réellement de l’activité américaine ou simplement de l’évolution du taux de change. Et là aussi, Finthesis permet de centraliser les données du groupe. Évidemment, la méthode de conversion utilisée dans le reporting doit ensuite rester cohérente d’une période à l’autre.
Une facture France-US n’est pas du chiffre d’affaires pour le groupe
Autre piège classique est d' additionner simplement les deux comptes de résultat...
Imaginons que la société française facture 30 000 € de prestations de management à sa filiale américaine. Pour la société française, c’est un produit. Pour la société américaine, c’est une charge... Mais à l’échelle du groupe, vous n’avez ni gagné ni dépensé 30 000 € auprès d’un client ou d'un fournisseur. L’argent a simplement circulé à l'intérieur du groupe.
Si vous additionnez simplement les deux comptabilités sans retraitement, votre reporting peut donc donner une vision trompeuse de l’activité.
Il faut absolument pouvoir identifier et neutraliser les flux intragroupe :
prestations de management
refacturations de logiciels
frais supportés pour le compte d’une autre entité
avances
prêts
management fees
factures entre la maison mère et la filiale
Finthesis prévoit précisément le retraitement des écritures intragroupe au sein d’un projet regroupant plusieurs sociétés.
Et, plus les échanges se développent entre les deux entités (management fees, refacturations de logiciels, frais supportés pour l’autre société, prêts ou autres opérations) plus cette organisation devient importante. Sinon, la clôture mensuelle finit vite par ressembler à : « Les 14 600 $ dans QuickBooks correspondent à quelle facture dans Pennylane ? ».
Un reporting groupe fiable suppose aussi de fermer les comptes au même rythme
Le plus beau dashboard du monde ne sert pas à grand-chose si la France est à jour au 30 septembre et que les États-Unis ont encore des factures d’août à intégrer.
Pour comparer les deux sociétés, elles doivent travailler sur des périodes comparables.
Blendy met donc en place un calendrier de clôture commun : rapprochements bancaires, factures clients et fournisseurs, contrôle des opérations entre la France et les États-Unis, ajustements puis production du reporting.
La fréquence dépend évidemment de l’entreprise. Une PME qui commence tout juste son activité américaine n’aura pas nécessairement les mêmes besoins qu’un groupe dont 40% du chiffre d’affaires vient déjà des États-Unis...
Mais dès que le dirigeant veut piloter mensuellement, les deux côtés de l’Atlantique doivent produire une donnée suffisamment fiable au même moment.
Finthesis permet ensuite de passer de deux sociétés à une vraie lecture groupe
Une fois les données intégrées et structurées, l’intérêt de la troisième couche apparaît vraiment.
Finthesis permet notamment de regrouper les sociétés dans un reporting commun, d’obtenir un compte de résultat ou un cash-flow à l’échelle du groupe et, inversement, de revenir à une vue par entité pour comprendre la contribution de chacune.
Le dirigeant peut donc partir d’une question comme « Pourquoi notre marge groupe baisse-t-elle ? » puis regarder si le problème vient de la France, des États-Unis ou des deux marchés. C’est beaucoup plus utile que de juxtaposer deux PDF comptables.
Et surtout, le reporting peut être construit avec les indicateurs réellement utiles à l’entreprise plutôt que se limiter aux états comptables standards. Finthesis permet notamment de construire des tableaux de bord en combinant données comptables, analytiques et autres sources.
Attention : reporting groupe et consolidation légale ne sont pas la même chose
Quand on parle ici de reporting consolidé, l’objectif premier est le pilotage du dirigeant.
Il s’agit de regrouper les données de plusieurs sociétés pour comprendre la performance globale, retraiter les flux internes et disposer d’indicateurs cohérents.
Cela ne signifie pas automatiquement que l’entreprise produit des comptes consolidés réglementaires au sens des normes comptables applicables.
Une PME peut avoir besoin très tôt d’une vision financière groupe alors qu’elle n’est pas soumise à une obligation légale de consolidation. Dans la pratique, ce besoin arrive souvent bien avant. Au départ, le dirigeant connaît parfaitement le chiffre de la France et celui des États-Unis. Puis les équipes grossissent, les flux se multiplient et la filiale américaine prend du poids. À ce stade, savoir que chaque société va bien séparément ne suffit plus.
Les 6 éléments à aligner pour piloter un groupe France-US
Avant de chercher à automatiser le reporting, il faut d’abord aligner six éléments.
1. Le plan de reporting commun
Quels postes voulez-vous retrouver chaque mois dans votre lecture groupe ?
2. Le mapping des comptes
Comment faire correspondre les comptes français de Pennylane et les comptes américains de QuickBooks dans une grille commune ?
3. Les KPI
Comment définissez-vous la marge, l’EBITDA, les coûts commerciaux ou les revenus récurrents pour qu’ils soient calculés de la même manière des deux côtés ?
4. La devise
Dans quelle devise voulez-vous lire la performance du groupe, et comment distinguer la performance réelle de l’effet EUR/USD ?
5. Les flux intragroupe
Quelles opérations entre la France et les États-Unis doivent être identifiées puis retraitées dans la vue groupe ?
6. Le calendrier de clôture
À quel moment les deux comptabilités sont-elles suffisamment fiables pour produire le reporting ?
Une fois ces six points définis, Finthesis peut servir de couche commune pour agréger et restituer les données. Mais l’ordre est important : l’outil vient après la méthode.
Pennylane pour la France. QuickBooks pour les US. Finthesis pour voir le groupe.
C’est la logique retenue chez Blendy. Pennylane reste adapté à la comptabilité française. QuickBooks à la comptabilité américaine. Et Finthesis permet de réunir les deux lectures dans un reporting commun.
Le dirigeant dispose ainsi d’une vision consolidée de son activité, avec des indicateurs cohérents, des flux intragroupe retraités et une lecture commune de la performance France-US.
Le vrai travail consiste ensuite à construire le bon mapping, aligner les KPI, définir la méthode de conversion des devises et coordonner les clôtures.
C’est là que Blendy intervient.
Parce qu’un groupe international peut parfaitement fonctionner avec plusieurs outils comptables.
Ce qu’il ne devrait pas avoir, ce sont plusieurs versions de sa performance financière.
Vous avez besoin d’une vision claire de vos chiffres France-US ?
Échangeons sur la manière de structurer votre reporting groupe.
Sources :
Avec Blendy, expert-comptable international basé à Paris, Montréal et Miami, profitez de tous les atouts de la comptabilité digitale et de Conseil financier international pour accélérer votre process finance et développer votre entreprise.
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